図解の活用(2)〜箇条書きの弱点

前回の続き。

ビジネス文書を作成していると、
図解よりも箇条書きの方を
使う機会が多いだろう。

図解は作成に手間がかかるが、
箇条書きは「一見」簡単に書けそうだからだ。

しかし、箇条書きには弱点がたくさんある。
いちばんの問題は、項目毎の関連性がわかりにくいことだ。
項目の一つ目と二つ目がどのように関係しているのか、
どちらが重要なのか、
箇条書きだと全てが並列に並べられてしまうため、
項目全ての重要性が同じに見えて、
誤った判断を招きやすい。

また、内容よりも「てにをは」の
使い方と言った枝葉末節に
囚われてしまうこともある。

もちろん、これらの弱点は注意深く検討した上で
「正しく」箇条書きを使えば解決できることではあるけれど、
図解にした方が容易に、かつわかりやすい資料を作ることが可能だ。

図解を作るのは手間がかかるけれど、
がっちりと構成された論理的な文章や箇条書きを
作るのは、もっと手間がかかる。

図解といっても、プロのデザイナーのような
かっこいいものを作らなくてよい、絵心は必要ない。
ビジネスで使うものなので、
「自分が理解する」「相手が理解できる」
最低限のレベルのもので十分だ。

(つづく)

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