作業に取りかかるまでは資料を見ない

朝、職場へ着く。机の上には前日あなたが帰宅したあとに他部署から回ってきた資料や、朝届いた郵便物がある。

これらの資料とメールを一通り確認して、まず何から手を付けるべきかを考える・・・「すぐやる人」になるためには、ここで「まずはすべてに目を通そう」と思ってはいけない。

メールを見たら、その場で返信する、誰かに振れる仕事であればメールを転送する、返送が必要な郵便物なら、その場で返信用封筒を取り出し宛名を書く。

とにかくその場で済ませてしまう。

すべてに目を通した後、優先順位の高いものか順番に処理していくという手法もある。
しかしこれは、実はあまり上手いやり方ではない。
なぜなら、最初の確認と、実際に作業をする前の合計二回情報をチェックすることになり、時間が二倍かかるからだ。

 

図1

 

 

仕事のほとんどは簡単な事務作業であり、それらは数分で終わる作業だ。
ならば、わざわざ優先順位をつけて対処するより、見た順番にてきぱきと処理した方が結局は早く終わるし、仕事が目の前で片付いていくのがとてもわかりやすいからか、ストレスも溜まらない。

資料やメールを読んでいるうちに、時間がかかりそうな仕事だとわかったら、それ以上その資料を読み込むのはやめて後回しにしよう。
単純な仕事を全部片づけたあとに、時間をかけてじっくりと取り組めばいい。
後回しにした作業そのものを忘れないように、その作業に着手する時間をあらかじめ決めておこう。

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