「未来の仕事」をしっかりと管理〜43フォルダの活用〜

仕事はこちらの都合などおかまいなしに、次から次へとやってくる。
特にトラブルになりやすい「未来に発生する作業」を確実に処理するために便利な手法である「43フォルダ」を紹介する。

筆者は、何かの依頼を受けた際、すぐに処理できることならその場でやってしまうことにしている。
いま行っている作業が終わってからだと、依頼を受けたことをきれいさっぱり忘れることがあるからだ。

すぐに処理できない依頼もある、たとえば「一週間後、A課長が出張から帰ってきたらこの書類に目を通してもらった上で右上に印鑑をもらってくれ」といった未来の作業に関する依頼だ。
机の上に書類を置いたまま一週間が過ぎると、書類の置き場所を忘れるか、へたをすると作業そのものを忘れることすらある。

有能な秘書を雇うお金もないので、数年前から43フォルダという手法で未来の作業を管理している。

43フォルダとは、1日〜31日と書かれた31個のフォルダと1月〜12月のフォルダのセットだ。
31+12で43個になるので、43フォルダと呼ばれている。
筆者はネット通販でアメリカの店から購入した(図1)。もちろん、雑貨屋でフォルダを43個購入して、自分で作ってもいい。

図1

使い方はこうだ。今が4月10日だとする。43フォルダの並びは、10日が先頭にきて、11、12・・と31日まで続く。
その後、五月のフォルダがきて、1、2・・9日と続き、6月、7月・・・4月までが並ぶ。

4月は30日までだが、31日のフォルダは順番に並べておく。
月によって末日は変わるけれど、いちいち別に分けておくと面倒だからだ。
実際には4月31日は存在しないので、そのフォルダは使わない。

図2

それぞれのフォルダには、「その日に処理しなければならない書類」が入っている。
今日は10日なので、10日のフォルダを開けて中に入った書類をすべて処理する。

新しい仕事がやってきたら、期限を確認する。
当日の処理が必要ならば手元においておく。
明日以降の処理であれば、ひとまず机の上の「一時ボックス」に入れておく。

帰宅時、43フォルダを整理する。
机の上の一時ボックスに入った「明日以降の処理が必要な書類」をひとつずつ確認し、それが今月中(例の場合、4月30日)までに処理する資料であれば、対応する日付フォルダに入れる。
5月以降の書類であれば、月フォルダに入れる。
たとえば5月15日の作業は5月フォルダに入れることになる。

机の上のボックスは空になる。

先頭のフォルダ(4月10日)を確認し、中身が空、つまり本日の作業画集料していることを確認する。
書類が残っていれば、残業して処理するか、翌日のフォルダ(11日)に移す。

10日のフォルダを5月9日の後ろに差し替えて帰宅する。

翌日11日に出勤し、仕事を始める際に43フォルダを確認する。
昨日差し替えておいたので、11日のフォルダが先頭にきているはずだ。
フォルダを開き、本日の作業に着手する。

図3

この作業を毎日かならず帰宅時に行うことで、未来の作業を忘れることはほぼなくなる。

月末の処理は多少異なる。
4月30日の帰宅前、書類整理が終わった後、フォルダの差し替えを行う。
30日と31日のフォルダを5月29日の後ろに差し替えた後、5月フォルダの中身を確認する。
このフォルダには、5月の一ヶ月で処理しなければならない書類がすべて入っているので、5月の日付フォルダに移し替えていく。
最後に空になった5月のフォルダを一番末尾にある4月フォルダの後ろへ差し替える。

図4

たとえば10,20,30日というふうに複数日にまたがって記入すべき報告書がある場合は、10日に記入を負えたら机の上の一時ボックスにいれておき、帰宅前の整理作業で20日フォルダに移動させる。
また、コピーを取っておきあらかじめ10,20,30のフォルダに入れておくといった方法で対処する。

43フォルダは、1日~31日と12ヶ月のフォルダによる管理である。
ただ仕事によっては日にちより曜日による区分けの方がしっくりとくることもあるだろう。
その際は、月~日までの7つのフォルダと、52週分のフォルダの合計59フォルダとして管理してもいい。

何かの本で読んだのだが、ある調査によると一般的なサラリーマンが業務時間中に調べ物をする時間は年間150時間にも及ぶそうだ。
勤務時間を一日8時間とすると、約19日間は仕事は直接関係のない「捜し物」のために時間を浪費していることになる。

一念発起して、43フォルダでファイル管理を効率化してみてほしい。
最初は面倒かもしれないが、年間150時間の時間が浮くとしたら割のいい取り組みだと思う。
浮いた時間は残業せずに早く帰宅してもいいし、別の仕事に取り組んでもいい。

どう使うかはあなたの自由だ。

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