仕事をやるときにいちばん多い過ち、それは、やりたくない仕事を放置すること・・・つまり、先延ばしだ。
今回は、仕事の効率をあげる「すぐやる」を実現する方法について説明する。
人間誰でもそうだと思うのだが、忙しいときや気分が乗らないとき、すぐに行動を起こさずに、やるべきことをそのまま放置してしまうことがある。
放置していても物事は解決しないので締め切り前にあわてて作業することになるし、それまでのあいだ心の片隅に放置している作業のことが引っかかっているので、けっこうなストレスになっている。
この問題の解決方法はとても単純で「仕事が来たら、機械的に今すぐやる」ことだ。
とはいっても、「それができれば苦労はしないよ・・・」とぼやく方も多いと思う。「すぐやる」を実現するためには、以下の考え方や方法が役に立つ。
仕事をまとめる
集中して資料を作成していると、電話がかかってくる。
1分ほど通話して仕事に戻るが、いまいち集中できない・・ということはないだろうか。
一説によれば、人間が作業の切り替えにかかる時間は15分だそうだ。
つまり、電話やメール、最近だとFacebookメッセンジャーやLINEなど、連絡があるたびにすぐに対応していると、対応時間は1分だとしてもその後の15分間はもとの作業に集中できていないことになる。
人間の脳は複数の仕事を同時並行で片づけるようにはできていないのだ。
携帯電話は電源を切るかドライブモードにするなどして作業に集中し、あとでまとめて折り返しで連絡すれば、仕事の効率が劇的に上がる。
（電話代も上がるので注意してほしい）
一日に何回もメールチェックをすると、そのたびに仕事が中断されることになり非効率である。
繰り返しになるが、メールを読むのは1分だが、仕事の能率は15分ものあいだ下がってしまう。
メールソフトは立ち上げっぱなしにせず、一日２〜３回決められた時間だけにチェックすることにすればよい。
すぐに整理する
「見たらすぐやる」ためには、「すぐにやらないものは見えないようにする」ことが望ましい。そこで、
- 机の上にはいまやっている仕事の書類以外は置かないようにする
- メールは処理が終わったものは削除あるいは別のフォルダに保管し、「受信箱」は空っぽにする
- 他の社員が持っている資料、もう使わない資料、いつでも再入手できる資料は全部捨てる
といった整理を定期的に行い、目の前の仕事だけに集中できるようにしておこう。
機械的に仕事を処理する
「いまやるべき作業が他にあるのではないか？」「こんな作業をして本当に意味があるのだろうか？」などと考え出すと、仕事が手につかなくなる。
特に事務作業に関しては、機械的に処理できる仕組みを作り、自分に考える隙を与えないようにするのがよい。
たとえば、ある作業を行う時間を決める、タイマーを設定してその時間は一つの作業に集中する、同じような作業はまとめて行う、などが効果的だ。
まとめ
物事を先延ばしにすることは、精神や感情に悪い影響を与える。
先延ばしをする人は、中途半端なままになっている仕事についてくよくよと思い悩む。
そのために目の前にある仕事に手が着かず、事態は悪化するばかり・・・・・考えずに、まずは手を動かすこと、それが一番の解決策だ。
筆者が好きなブッダの言葉に「過去にとらわれるな、未来を夢見るな、ただ、いまこの瞬間の気持ちに集中しろ」というのがある。
仕事や取引先、上司など、いろいろと不満があるかもしれないが、まずは目の前の仕事を集中して片づけよう。
根本的な改善は、その後にじっくりと行えばよい。
