脱線する文章を書かないための方法①〜ピラミッド構造〜

報告書、申請書、提案書・・仕事で文章を作成する機会は多い。
何も考えずにとりあえず書き始めると、書いているうちに同じ内容が2回出てきたり、当初考えていなかったような結論になったりしたことはないだろうか?
今回は、文章の全体像を描いてから作成に取りかかるための道具である「ピラミッド構造(ストラクチャ)」について紹介する。

例えば、あなたが小売業の店舗開発担当だとする。
A店舗は売上も悪く今後の成長も見込めないため、閉鎖すべきと考えて、上司に提案しようと考えた。
あなたは、パソコンを立ち上げてA店舗を閉鎖すべき理由を書いていった。

  1. 10ヶ月連続で前年同期比割れ
  2. ベテランのパートが退職し代わりが見つからない
  3. 立て直しのための有能な店長をA店舗に派遣しようにも、適切な人材が社内にいない
  4. 店舗の建築から30年が経過しており、設備が古い
  5. リニューアルしようとすれば500万円かかり、投資コストを回収できない
  6. 周辺地域の人口は減る一方で、今後も増加は見込めない
  7. 競合店舗との安売り合戦になっている
  8. バイト不足。バイト代を上げても人が集まらない

これをそのまま上司への提案書にしてもいいだろう。
しかし、思いつくまま書き出しただけの印象になってしまい、「結局なにがいいたいの?」と部長に嫌みを言われそうだ。

グループ化と階層化

各項目を見ると、例えば1と6、7は売上・利益に関する話であり、ひとつにまとめることができるだろう。
また、2,3,8などは人材に関する話としてひとくくりにできる。
そうやってまとめていくと、下図のような構造になる。

図1

このように文章を「グループ化」かつ「階層化」し、ピラミッド状にして考えれば、自分の書いていることのどこが足りないのかがよくわかる。

ピラミッド構造の文章の書き方については、もはや古典ともいえる書籍「考える技術・書く技術/バーバラ・ミント著、ダイヤモンド社」が参考になる。
10年以上前、中小企業診断士の2次試験(筆記)に一発で合格できたのは、この本を読んで常日頃実践していたことが大きいと今でも思っている。

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