ワンデータ、ワンプレイス

ひとつのデータを複数の場所に置かない。
これを徹底するだけで情報の管理がうまくいく。

ここでいうデータとは、コンピュータのファイルだけではない。
紙の文書や電子メールも含めて「データ」と定義している。

便利だからといって、複数の場所にデータを置けば、
更新の際にズレが生じる。
最悪の場合、3日前は場所Aのファイルを更新、
昨日は場所Bのファイルを更新してしまう。

#これでは、場所A、Bどちらのファイルも
#最新とは言えなくなってしまう。

システム屋がデータベースを設計するとき、
「ワンデータ・ワンプレイス」というキーワードを意識する。
一つのデータは、一つの場所にだけ置く、という意味だ。
(もちろん、バックアップデータは別だ)

コンピュータのファイルはむやみにコピーせず、
ショートカットやエイリアス、リンクなどで対処する。
メールはメールボックスから削除せず検索できる状態にしておく、
紙のファイルはコピーして社員に配布するのではなく、
スキャンしPDFにして共有サーバに置く。

日々の作業で「ワンデータ・ワンプレイス」を意識しよう。

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