あいまいな仕事を作業レベルに落としこむ

経営者の仕事は、作業内容が明確でないものが多い。
あいまいな作業をあいまいなまま実行していたら、何もなしとげることはできないだろう。

従業員もそうだ。経営者や上司から「あいまいな指示」が降りてくることがある。
そんなときは、下記の三つを意識して作業を組み立てる。

purpose)目的は?(締切も含め)

まずは当たり前ではあるが「作業の目的」を意識すること。
何のためにこの作業をやるのか、最終ゴールは何か。そしていつまでにどの程度の品質を達成すればいいのか。

necessary)目的を達成するために必要なものは

目的がわかれば、それを達成するために必要な経営資源(人、モノ、カネ、情報)が明確になる。
それら経営資源を準備することができるか?できないとしたら、目的を修正する必要があるかもしれない。

sequence)何から順番にやっていけばいいか

最後に行動レベルへの落とし込みだ。ここでは、「資料を作る」のような曖昧な項目立てではなく、
「3日後までに**の資料をA4一枚〜三枚程度の分量で作成し、4日後に上司のレビュー」といった詳細な行動内容を詰める。自分以外の人でも作業内容が想像できるレベルまで落とし込まないと、後日自分が見ても何をやるべきなのかよくわからなくなってしまう。

タスクリストやWBS、あるいはPERT図のようなものが有益だろう。

目的のない、準備不足の順序立てていない行動

物事にいきなり手を付けるのではなく、上記3点、「目的」「必要な資源」「順番」を意識することで効率的に作業を進めることができる。

目的を定義しなければ、作業は終了したが役に立たない資料ができあがる。
必要な資源を定義しなければ、プロジェクトの途中で目的の達成がそもそも不可能であったことに気づいてしまう。
作業の順番を意識しなければ、無駄な作業や不必要な手戻りが発生してしまう。

スピードが重要な時代といわれる。だからといって、巧遅よりも拙速、というわけでもない。
拙速では「急いては事をし損じる」になってしまう。
巧速(巧みにかつ高速)であるべきだ。昔はそのようなことは実現不可能だったが、現代ではITや思考法など、巧速な仕事を実現するツールはたくさん用意されている。

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