議論を終える際に忘れてはならないこと

前回、前々回の続きです。議論を終える際に忘れずに押さえておきたいこと。


誰が何をどうやっていつまでに、まで落とし込む

議論が終われば、次は実行だ。
議論で決定したことを実行してこそ、
時間を取って集まって会議をした意味があるというものだ。

実行するためには、
「誰が」「何を」「どうやって」「いつまでに」の
4つの項目を決めておいた方がよい。

誰が 担当者。複数人の場合は、必ず責任者を決める
何を やること。できるだけ細かく定義しておけば、締切り間際になって「自分はそう認識していなかった」と言われるトラブルを回避できる
どうやって うやってやるのか。特に、会社の経営資源(予算や設備、人員)をどれくらい使っていいのかを明確にしておくこと
いつまでに 期限。締切りがない仕事は後回しになる

チェック担当、チェックの仕方、チェックの時期を決める

誰が何をいつまでに、を決めても、
それをチェックしなければ拘束力はない。
以下の項目も決定しておくのが望ましい。

チェック担当 決定事項が行われたかを確認する担当者
チェックの仕方 基準が満たされていること、成果が出たことを確認する方法
チェックの時期 チェックするタイミングの決定。普通は締切日だが、長い期間の場合は途中で進捗チェックを行うこともあるだろう

文脈・前提を明らかにする

決まった結論は、会議に参加していなかった人達にも
十分に納得できるものだろうか?
議論の経過を知らない人が聞いたら
「なんでそんな結論になったのだ?おかしいだろう?」と
疑問に思われないだろうか。

もしそうだとしたら、議論の前提条件や
結論にいたるまでの経緯もあるていどは
文書で説明する必要があるかもしれない。

面倒ではあるけれど、
結論に反発されて実行が停滞するよりはましだし、
結局はそのほうが効率的に物事が進むことになるだろう。

思考停止ワードを避ける

ものごとが決まってないことをごまかすために、
ありがちな「思考停止ワード」でお茶を濁すことは
ぜったいに避けなければならない。
「構造改革を進める」や「従業員一丸となって取り組む」「変化せよ」など、
どこかで聞いたことのあるようなフレーズが踊り、
一年経っても何もしてなかったね・・という結果になりかねない。

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