前回、前々回の続きです。議論を終える際に忘れずに押さえておきたいこと。
誰が何をどうやっていつまでに、まで落とし込む
議論が終われば、次は実行だ。
議論で決定したことを実行してこそ、
時間を取って集まって会議をした意味があるというものだ。
実行するためには、
「誰が」「何を」「どうやって」「いつまでに」の
4つの項目を決めておいた方がよい。
誰が | 担当者。複数人の場合は、必ず責任者を決める |
何を | やること。できるだけ細かく定義しておけば、締切り間際になって「自分はそう認識していなかった」と言われるトラブルを回避できる |
どうやって | うやってやるのか。特に、会社の経営資源(予算や設備、人員)をどれくらい使っていいのかを明確にしておくこと |
いつまでに | 期限。締切りがない仕事は後回しになる |
チェック担当、チェックの仕方、チェックの時期を決める
誰が何をいつまでに、を決めても、
それをチェックしなければ拘束力はない。
以下の項目も決定しておくのが望ましい。
チェック担当 | 決定事項が行われたかを確認する担当者 |
チェックの仕方 | 基準が満たされていること、成果が出たことを確認する方法 |
チェックの時期 | チェックするタイミングの決定。普通は締切日だが、長い期間の場合は途中で進捗チェックを行うこともあるだろう |
文脈・前提を明らかにする
決まった結論は、会議に参加していなかった人達にも
十分に納得できるものだろうか?
議論の経過を知らない人が聞いたら
「なんでそんな結論になったのだ?おかしいだろう?」と
疑問に思われないだろうか。
もしそうだとしたら、議論の前提条件や
結論にいたるまでの経緯もあるていどは
文書で説明する必要があるかもしれない。
面倒ではあるけれど、
結論に反発されて実行が停滞するよりはましだし、
結局はそのほうが効率的に物事が進むことになるだろう。
思考停止ワードを避ける
ものごとが決まってないことをごまかすために、
ありがちな「思考停止ワード」でお茶を濁すことは
ぜったいに避けなければならない。
「構造改革を進める」や「従業員一丸となって取り組む」「変化せよ」など、
どこかで聞いたことのあるようなフレーズが踊り、
一年経っても何もしてなかったね・・という結果になりかねない。