当社にはいわゆる「複合機」は設置していない。

複合機というのは、コピー、ファックス、プリンターの機能を併せ持つものだ。
便利ではあるものの、図体がでかく高価なことから当社では複数の機器を組み合わせて代替している。

プリンター

「ペーパーレス・オフィス(紙のない事務所)」という言葉は、1975年に雑誌「ビジネス・ウィーク」の記事で使われたのが最初だそうだ。それから40年以上経ってもいまだにペーパーレス社会は到来せず、事務所にプリンタは必須だ。
プリンターは、ヨドバシカメラで購入したレーザープリンタを使っている。A3の両面印刷まで可能なタイプ。印刷速度が若干遅い気がするが、当社の規模では充分だ。

FAX

FAXはいずれ無くなると思っていたが、金融機関など、いまだにFAXでのやりとりを求める業界がある。顧客が希望するのであれば、対応せざるを得ない。

とはいえ、FAXのオペレーションが非効率なのは事実。せめての効率化として、インターネットFAXを活用している。

電話番号+@efaxsend.com に添付ファイル付きのメールを送れば、相手にFAXが届く。
逆に、相手から当社のFAX番号(092-510-0039)にFAXを送れば、当社にはPDFとしてメールで届く。通常のメールを使った添付ファイルのやりとりとほぼ同じような業務フローとなり、FAXのわずらわしさはかなり軽減される。

コピー、スキャンスナップ。

紙でいただいた資料は、スキャンスナップiX500という卓上スキャナでデータ化する。自動紙送り機能が付いているので、数十ページの資料も一気にデータ(PDF)にできる。

当社では従業員全員(といっても1人だが)のデスクにスキャンスナップを設置している。
通常の複合機スキャナであれば、プリンタの設置場所まで移動しスキャン機能を選択して実行・・・といった作業になる。当社では同様のことがデスクから離れずに行える。
今後従業員が増加することがあれば、買い増しするつもりだ。

余談ではあるが、スキャンスナップは家庭に届く紙資料のデータ化にも便利で、廉価版のiX100を自宅にも設置している。

ペーパーレス社会は到来しない。たぶんこれからも

社会人になりたての頃、ネットが普及すれば紙の資料を扱うことはいずれ無くなると思っていた。会議資料はタブレット端末で閲覧し、郵送で資料が届くことなんてない、そんな時代が来ると。
それから20年以上の年月が経ち、ネットは充分に普及した。しかし、相変わらず会議資料は紙で配布され、FAXで情報をやりとりし、郵送で資料が届く。かつてよりも分量は減ったと思うけれど、ゼロにはなっていない。

人間が習慣を変えるのはそれだけ難しいという事だろう。

FAXや紙の文化を時代遅れだ、非効率だと批判しても仕方が無い。仕事は一人でするものではないし、周囲に自分のやり方を強制できるほど偉い身分でもない。

現状に対応できる手段のなかで、少しでも効率の良いものを選ぶだけだ。